Beauftragte für Monitoring und Evaluierung haben naturgemäß mit einer Vielzahl von Daten zu tun. Es gehört zu ihren Aufgaben, diese zu sammeln, zu verarbeiten und für die Berichterstattung aufzubereiten. Besonders wenn sie mit Zahlen konfrontiert werden, ist die erste Intuition der meisten Menschen, eine Excel-Datei zu öffnen und eine Tabelle zu erstellen. Das ist eine kluge Entscheidung, wenn man bedenkt, dass ...
- die meisten Menschen Excel auf ihrem Computer installiert haben,
- es kostenlos ist (nachdem man das Microsoft-Office-Paket erworben hat - was die meisten Unternehmen haben),
- es nach einiger Übung relativ einfach zu bedienen ist,
- es eine Menge kostenloser Online-Hilfeseiten, Handbücher und Video-Tutorials gibt.
In Anbetracht dieser Vorteile ist es durchaus sinnvoll, mit der Verwaltung Ihrer Monitoringdaten in einer Excel-Datei zu beginnen. Excel bietet Ihnen ein strukturiertes Format für die bequeme Dateneingabe. Außerdem können Sie die Daten schnell analysieren, indem Sie einfache Formeln anwenden oder Diagramme erstellen.
Durch die Verknüpfung mit Microsoft Power BI können Sie darüber hinaus individuelle Dashboards mit Visualisierungen Ihrer Datensätze erstellen.
So weit, so gut. Aber die Erfahrung hat gezeigt, dass dies in der Regel nur bei Projekten mit einfachen Monitoringsystemen funktioniert. Denn wenn Sie nicht überwiegend allein an Ihrer Datei arbeiten und es sich um einen kleinen Datensatz handelt, werden Sie bald auf zwei Probleme stoßen. Wir können sie das "Dateiproblem" und das "Datenmengenproblem" nennen. Sie sind fast unvermeidlich, selbst für erfahrene Excel-Benutzer mit ausgefeilten Tools.
Das Dateiproblem: Wenn Sie die Excel-Datei in einer Gruppe von Personen bearbeiten oder sie an Mitarbeiter an verschiedenen Standorten weiterleiten, damit diese ihre Informationen eintragen, wird die Datei höchstwahrscheinlich ein Eigenleben entwickeln. Mit jeder E-Mail wird sie sich vervielfältigen, weil jeder Empfänger den Anhang herunterlädt und Anpassungen vornimmt. Es entstehen zahlreiche Parallelversionen. Das bedeutet:
- Es ist nicht mehr unklar, wer die aktuellste Version der Datei auf seinem Computer hat. Es kann passieren, dass man versehentlich mit einer alten Version arbeitet.
- Der M&E-Beauftragte muss viel Zeit investieren, um die verschiedenen Dateien in eine einzige zu integrieren.
Das Problem der Datenmenge: Wenn Ihre Organisation wächst und die Projektzeiträume länger werden (was an sich schon ein großer Erfolg ist!), werden auch Ihr Datenbestand und die Anforderungen an die Überwachung steigen. Sie werden immer neue Zeilen, Tabellenblätter, Verknüpfungen und Formeln hinzufügen. Wenn Sie die Daten auf vielfältige Weise miteinander verknüpft und Analyse- und Übersichtsseiten erstellt haben, wird es sehr schwierig, etwas hinzuzufügen oder zu ändern, ohne dass Sie einen außergewöhnlichen Aufwand betreiben oder versehentlich einige der Verknüpfungen zerstören.
An diesem Punkt wird die Arbeit mit Excel zu einem zeitraubenden Unterfangen. Es könnte an der Zeit sein, auf eine Datenbank umzusteigen (was das Problem der Datenmenge entschärft), die online gehostet wird (was das Dateiproblem löst). Die Vorteile eines webbasierten M&E-Tools sind unter anderem:
- Alle am Monitoringprozess Beteiligten arbeiten gemeinsam im selben System und die dezentrale Dateneingabe ist kein Problem - ohne das Versenden von E-Mails.
- Alle arbeiten immer mit der neuesten Version des Systems.
- Der Größe der Datenmenge sind keine Grenzen gesetzt.
- Übersichts- oder Analysefunktionen funktionieren unabhängig von der Menge der eingegebenen Daten.
- Webbasierte Tools verfügen in der Regel über Funktionen, die Sie bei der Datenverwaltung unterstützen, d. h. Sie werden über Fristen informiert, es wird transparent, wer wann welche Daten eingegeben hat und Sie können bei Fehlern ältere Versionen zurücksetzen.
Erfahren Sie mehr über die Stärken von webbasierten Datenbanklösungen auf unserer WebMo-Homepage!