Die Welthungerhilfe ist eine der größten privaten Hilfsorganisationen in Deutschland, und nutzt WebMo seit 2020 als digitale Plattform für ihr globales Programm ToGETHER - Towards Greater Effectiveness and Timeliness in Humanitarian Emergency Response. Das Programm unterstützt 40 lokale Partnerorganisationen in acht Ländern in den Bereichen Nothilfe und Krisenprävention.
Die mehrsprachige Plattform dient zum gegenseitigen Austausch, Planen, Lernen und Monitoring. Dank des kollaborativen Ansatzes können nun sowohl interne als auch externe Nutzer*innen die Länder- und Partnerseiten des Programms entdecken. Wir sprachen mit Susana Zschocke, MEAL Advisor für asiatische Länder bei der Welthungerhilfe, über ihre Erfahrungen mit WebMo.
Beim Lokalisierungsprogramm sollen die Partner mehr in den Fokus der EZ rücken, u.a. durch einen direkteren Zugang zu Finanzen.
Frau Zschocke, warum haben Sie sich für WebMo entschieden?
Für unser Multi-Stakeholder Programm mit 40 Partnerorganisationen war klar, dass wir mit Excel nicht weit kommen würden und eine interaktive Plattform für das Monitoring benötigen. Zusätzlich wollten wir noch einen Bereich für Wissensmanagement und Kooperation. WebMo hat die Kriterien unserer Ausschreibung komplett abgedeckt. Im Angebot hat energypedia consult uns gezeigt, dass sie unsere mehrdimensionale Programmstruktur mit aggregierten Daten auf Partner-, Länder- und globaler Ebene einrichten können - nicht nur im Monitoringbereich, sondern über die gesamte Plattform hinweg.
Wichtig war uns auch, dass jeder den gleichen Zugang zu unserer Plattform hat, da das Projekt länderübergreifend in Asien, Afrika und Südamerika durchgeführt wird. Unser WebMo ist dreisprachig, sodass immer die richtige Sprache erscheint. Insgesamt hebt sich energypedia consult von anderen IT-Anbietern durch praktische Erfahrung ab; bei anderen herrscht technisches Verständnis vor, aber das Fingerspitzengefühl für den EZ-Kontext fehlt.
Welche Features schätzen Sie besonders?
Was neben dem Monitoring sehr viel genutzt wird, ist der Newsfeed auf der Startseite. Projektpartner können kleine Artikel über Veranstaltungen oder Trainings, etc. veröffentlichen und sich so gegenseitig auf dem Laufenden halten. Die Beiträge können auf Wunsch auch auf der öffentlichen Landing Page gezeigt werden – so haben wir immer eine lebendige Startseite. Wir haben nämlich auch ein für Externe zugängliches WebMo, bei dem nicht alle Komponenten öffentlich und manche Inhalte ein bisschen anders sind. So können wir uns nach Außen hin präsentieren, ohne dafür eine weitere Website aufsetzen lassen zu müssen.
Die Startseite des Programms bleibt dank Newsfeed immer lebendig.
Wie wurde WebMo von den lokalen Partnern angenommen?
Die Partner waren schon immer sehr interessiert an einer digitalen Austauschmöglichkeit über Ländergrenzen hinweg. ToGETHER ist ja ein Lokalisierungsprogramm, was bedeutet, dass man die Partner viel mehr in den Fokus der EZ bringen und ihnen einen direkteren Zugang zu Finanzen etc. geben möchte. Digitalisierung ist da ganz klar ein Thema und ein komparativer Vorteil für internationale NGOs. Indem wir digital gut aufgestellt sind, haben wir direkteren Kontakt zu den Gebern - das ist bei lokalen Organisationen oft nicht der Fall.
Wir haben versucht, die Partner auch in den Designprozess mit einzubinden und sind sehr engmaschig vorgegangen. Danach war dennoch viel Engagement von meiner Seite nötig, um die Nutzung voranzutreiben. Ein Learning war, dass es sinnvoll ist, auf Partner- und Länderebene „focal points“ zu haben, die sich bei Bedarf an den globalen Ansprechpartner wenden können.
Diese 40 Partnerorganisationen des ToGETHER-Programms nutzen WebMo für ihr Monitoring und die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg.
Inwiefern hat WebMo die interne Zusammenarbeit und das Monitoring bei Ihnen verändert?
Unser Monitoring haben wir von Anfang an in WebMo aufgebaut, also von Anfang an digital. Für mein Verständnis sehr erfolgreich, weil es eine Plattform ist, die uns allen gleichen Zugang zu Monitoring-Ergebnissen und -daten gibt, sodass wir nicht danach suchen müssen, wie es sonst ja so oft der Fall ist. Und da alles standardisiert ist, besteht kein Vertun mehr darüber, ob etwas richtig eingetragen ist, oder ob eine Kalkulation stimmt. Somit strukturiert und zentralisiert WebMo unser Monitoring, und macht es für alle zugänglich.
Auch der gegenseitige Austausch zu Ergebnissen wird unterstützt: Die Länder vergleichen sich untereinander und schauen, wie macht es der Partner? Wie weit ist er vorangeschritten? Auch Erfolgsfaktoren sind zugänglich: In den Sources of Verification kann man schauen, was dazu geführt hat, dass der Fortschritt bei anderen gut ist. Es gibt sehr viel mehr Kommunikation über die Landes- und Partnergrenzen hinweg, was wir ohne WebMo niemals gehabt hätten.
Unser Monitoringsystem wurde definitiv revolutioniert: digitalisiert, vereinheitlicht und zugänglich für alle.
Haben Sie einen Rat für interessierte Nutzer*innen?
Ich würde dazu raten, auf Grundlage der Bedürfnisse der künftigen Nutzer*innen zu prüfen, was aus der Palette von Features passt, und das zum Planungszeitpunkt mit allen Beteiligten abzusprechen. Wenn es ein heterogenes Programm ist, würde ich Vertreter*innen aus jeder Gruppe in ein Planungskomitee einladen, die dann gemeinsam den Aufbau der Plattform bestimmen. Lassen Sie sich nicht von der Vielzahl an Möglichkeiten überwältigen. Manchmal kann auch weniger mehr sein. Alles, was man an aufwändigen Features aufsetzt, muss im Nachhinein auch von allen verstanden, gepflegt und genutzt werden.
Der oder die Verantwortliche sollte, je nach Komplexität, viel Zeit für das Design und die Planung einkalkulieren. Insbesondere, wenn man partizipativ vorgeht, kann es ein langwieriger Prozess sein. Was ich auch noch absolut raten würde: eine flexible Budgetlinie für Anpassungen und eventuell neu aufkommende Features zu haben. Man muss nicht alles auf einmal machen. Ein erster Schritt genügt, sodass die Plattform live gehen und jeder sie nutzen kann. Wir haben zum Beispiel das Newsfeature erst später hinzugefügt, was für alle Beteiligten neuen Schwung reingebracht hat.
Wir waren auf jeden Fall sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit energypedia consult und können WebMo nur weiterempfehlen.
Wir danken Frau Zschocke herzlich für ihr positives Feedback und die hilfreichen Ratschläge für interessierte Kund*innen.
Autorin: Anna Matuschka