Nutzen Sie diese Checkliste, um eine Monitoring-Software und einen Softwareanbieter zu finden, die den Bedürfnissen, Anforderungen und Werten Ihres Programms gerecht werden. Bei "Software as a Service" geht es um mehr als nur Features. Wir empfehlen Ihnen, bei Ihrer Suche eine möglichst umfassende Sichtweise einzunehmen und die folgenden neun Punkte zu beachten:
1. Funktionen
Für welche Schritte im Monitoring-Zyklus benötigen Sie die Software? Überlegen Sie, welche Funktionen Sie für die Datenerfassung, die Datenverarbeitung oder das Datenmanagement benötigen. Wie viele aggregierte Ebenen sollten einbezogen werden? Welche Datenausgabefunktionen benötigen Sie, um die Berichterstattung und das Learning zu unterstützen? Prüfen Sie, welche Arten von Daten - quantitativ oder qualitativ - vom System verarbeitet werden sollen. Überlegen Sie auch, ob Funktionen wie Offline-Betriebsfähigkeit, Dashboards oder Datenimport und -export für Sie relevant sind.
Auf Relevanz ausgerichtet
Im Idealfall kann Ihr Softwareanbieter Sie zu diesen Fragen beraten. Basierend auf unseren Erfahrungen mit Dutzenden von Kunden haben wir unsere gebrauchsfertige Standardversion von WebMo so konzipiert, dass sie den Anforderungen der meisten Entwicklungsprojekte gerecht wird. Gleichzeitig ist sie flexibel genug, um kundenspezifische Anpassungen zu ermöglichen.
2. Anpassbarkeit
Was tun, wenn Ihr Logframe etwas anders ist als der Standard-Framework? Haben Sie ein globales Programm mit vielen Projekten in mehreren Ländern, deren Wirkungen Sie zusammenfassen müssen? Es wäre ärgerlich, wenn Sie Ihr Wirkungsmodell ändern müssten, um es an die Struktur einer Monitoring-Software anzupassen. Bei komplexeren Projekten, an denen viele Geber und Organisationen beteiligt sind, ist es unter Umständen gar nicht möglich, das Modell anzupassen. Deshalb ist die Anpassbarkeit ein sehr wichtiger Faktor.
Passen Sie die Software an Ihre Projektstruktur an, nicht umgekehrt
Ganz gleich, ob Sie einen eher systemischen Ansatz wie die "Theory of Change" oder ein Wirkungsmodell verfolgen, bei dem alle Komponenten (Results, Outcomes oder Outputs) in Beziehung zueinander stehen, wir können unsere Monitoring- und Kollaborationssoftware WebMo problemlos anpassen. Und wir können jede beliebige Projektstruktur für Sie einrichten, solange Sie diese zu Papier bringen können.
3. Nutzerfreundlichkeit
Die Struktur einer Monitoring-Software sollte schnell zu erfassen sein, und die Benutzer sollten Projekte, Indikatoren usw. leicht finden, bearbeiten und aktualisieren können. Außerdem sollte das Einrichten von Indikatoren und Logframes intuitiv möglich sein. Im besten Fall ist für die Nutzung der Software keine vorherige Schulung erforderlich.
Monitoring kann Freude machen
Wir sind uns bewusst, dass Sie vielleicht jahrelang eintönige Excel-Tabellen für Ihr Monitoring verwendet haben, und möchten Sie dazu ermuten, Ihre Vorstellungen von dem, was möglich ist, zu erweitern: Genau wie ein Puzzle unterhaltsam sein kann, bei dem wir Ordnung ins Chaos bringen, so kann auch die Verwendung einer Monitoring-Software Spaß machen.
4. Support
Wichtig für den langfristigen Erfolg einer Softwareanwendung ist der Support. Da keine Software vor sogenannten Bugs gefeit ist, muss der Anbieter rechtzeitig reagieren. Außerdem können Fragen auftauchen, die weniger technischer Natur sind, sondern eher mit dem Monitoring an sich zu tun haben.
Wir sprechen dieselbe Sprache
Unsere Nutzer berichten zum Beispiel, dass WebMo zwar einfach zu bedienen ist, dass aber die Wahl des richtigen Indikatortyps schwierig sein kann. Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden neben einer Hilferubrik und Lernvideos auch Beratung und Schulung durch unsere M&E- und IT-Experten an - auf Englisch, Deutsch, Spanisch und Französisch!
5. Preisgestaltung
Behalten Sie Ihr Budget und die internen Beschaffungsregeln Ihrer Organisation im Hinterkopf. Prüfen Sie, ob es eine Standardsoftware zu einem Festpreis oder im monatlichen Abonnement gibt, oder ob die Software erst angepasst werden muss. Wie hoch sind die laufenden Kosten, und werden sie pro Benutzer berechnet? Fallen Kosten für den Support oder Schulungen an?
Kollaboratives Monitoring sollte nicht mehr kosten
Wir wissen, dass Entwicklungsorganisationen über unterschiedliche Größen und Budgets verfügen, und gehen auf diese ein, indem wir je nach Anzahl der Projekte verschiedene Preismodelle anbieten. Da wir im kollaborativen Monitoring viele Vorteile sehen, kostet unsere M&E-Software WebMo immer das Gleiche, egal wie viele Nutzer Ihrerseits damit arbeiten.
Was passiert, wenn die Förderung ausläuft?
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Monitoring-Software so lange eingesetzt wird, wie sie durch den Geldgeber getragen wird. Um einen langfristigen Aufbau von M&E-Kapazitäten in Partnerorganisationen vor Ort zu gewährleisten, bieten wir ein nachhaltiges Preismodell an, bei dem WebMo nach einem bestimmten Zeitraum für lokale Partner kostenfrei wird.
6. Datenschutz und -sicherung
Die von Ihnen eingesetzte Monitoring-Software muss mit den in Ihrem Land geltenden Datenschutzrichtlinien übereinstimmen. In Europa schreibt die DSGVO beispielsweise vor, dass Nutzerdaten in verschlüsselter Form auf Servern in Europa gespeichert werden müssen.
Auch die Datensicherung ist essentiell. Wir beugen mit einem mehrstufigen Datensicherungssystem Datenverlusten vor. Darüber hinaus sind Recovery-Tests durchzuführen, um die Funktionsfähigkeit der Backups zu überprüfen. Sicherheitsupdates und regelmäßige Serverwartung sind bei vielen Anbietern üblich, Sie sollten dies dennoch mit Ihrem Provider abklären.
7. Werte und Nachhaltigkeit
Ihre Organisation möchte die Welt umweltfreundlicher, gerechter und sozialer gestalten? Im Grunde bedeutet dies, dass Sie einen Dienstleister wählen sollten, der Ihre Werte teilt. Obwohl viele Server- und Softwareanbieter ihre Software klimaneutral hosten, ist dies immer noch kein Standard. Einige Dienstleister gehen sogar noch weiter: Für jeden WebMo-Kunden pflanzen wir gemeinsam mit unserer Partnerorganisation Plant-for-the-Planet in Yucatán, Mexiko, einen Baum pro Monat.
Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel "Was ist eine nachhaltige Software?".
8. Open source Ansatz
Open Source bezeichnet Software mit einem Quellcode, den jeder kopieren, verändern und weitergeben kann. Beim Einsatz öffentlicher oder internationaler Fördergelder ist es durchaus sinnvoll, in Software-Code zu investieren, der sich in kollektivem Besitz befindet und auf bestehendem Code aufbaut, welcher nur noch verändert werden muss. So wird sichergestellt, dass sektorspezifische Lösungen, die für Initiativen mit den gleichen Zielen hilfreich sein könnten, nicht durch Lizenzgebühren unter Verschluss gehalten werden.
WebMo basiert auf der Open-Source-Software MediaWiki, die vor allem von Wikipedia bekannt ist. Wir versuchen, durch Wiederverwendung und Anpassung von Features auf bestehenden Lösungen aufzubauen, was den Anpassungsprozess erheblich beschleunigt. Die Verwendung von Open-Source-Software stellt sicher, dass WebMo auch dann anpassbar bleibt, wenn sich die Rahmenbedingungen für das Projekt ändern.
9. Prinzipien digitaler Entwicklungszusammenarbeit
Diese von der UN entwickelten Prinzipien bestehen aus neun Richtlinien, die helfen sollen, digitale Technologien in Projekten der Entwicklungszusammenarbeit effizienter, effektiver und nachhaltiger einzusetzen. Bei der Auswahl eines Anbieters können Sie auch darauf achten, ob diese Grundsätze berücksichtigt werden (https://digitalprinciples.org/de/principles/).
Möchten Sie mehr über die verschiedenen IT-Tools für Monitoring und ihre jeweiligen Vorteile erfahren? Dann melden Sie sich für unser kostenloses Webinar zu digitalen M&E-Systemen an, das vierteljährlich stattfindet!
